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公章管理常见问题 这16个问题必须要解决

发布时间:2020-07-31 10:36
发布者:董助印章
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印章管理对于企业来说至关重要,加盖企业公章的文书都会对企业发生法律效力。司法实践中对于相关文书是否认可,关键都在于是否加盖公章。而一些企业对公章的管理并不规范,从而给企业造成严重的损失。
 
对此,我们将企业公章管理的一些常见问题梳理、解答如下。
 
1.企业印章分哪几种,分别有什么用途?
 
企业印章主要分为五种:
 
(1)公章:用于企业对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理事需要加盖。
 
(2)财务专用章:用于企业票据的出具,支票等在出具时需要加盖,通常称为银行大印鉴。
 
(3)合同专用章:顾名思义,通常在企业签订合同时需要加盖。
 
(4)法定代表人章:用于特定的用途,企业出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴。
 
(5)发票专用章:在企业开具发票时需要加盖。
 
2.刻制企业印章需要什么程序和手续?
 
通常来说,企业需要携带营业执照副本、法定代表人身份证先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章。
 
3.刻制企业印章有什么特别的要求?
 
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,企业印章的管理有如下具体的要求:
 
(1)圆形;
 
(2)直径不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行;
 
(3)所刊名称,应为法定名称。如名称字数过多不易刻制,可以采用规范化简称;
 
(4)印章所刊汉字,应当使用国务院公布的简化字,字体为宋体;
 
(5)其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制;
 
(6)应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
 
4.印章被盗、抢或丢失了怎么办?
 
如果确属印章被盗抢,则该因印章的使用而发生的纠纷,企业不承担责任。
 
首先,因为公章在公安机关有备案,所以丢失后第一步应该由法定代表人携带身份证、营业执照副本到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明。
 
第二个步骤就是持报案证明在公开发行的报纸上做登报声明,声明公章作废。
 
第三个步骤就应该到公安局治安科办理新刻印章备案,办理好后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了。
 
5.能否只用公章不用其他印章?
 
不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定,如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。
 
6.公章可以代替合同专用章吗?
 
可以。在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》,明确将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。
 
7.什么是电子印章?
 
自《电子签名法》实施后,电子印章(签名)就具有了合法地位。
 
所谓电子印章(签名)并不是实体印章的图像化,而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗点说,电子印章(签名)就是一个能够识别出具体盖章人(签名人)的电子数据密钥。
 
8.什么情况下可以使用电子印章,什么情况下不行?
 
除了法律法规规定不适用电子文书的情况,都可以约定使用电子印章。
 
电子印章不适用于:
 
(1)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;
 
(2)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;
 
(3)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;
 
(4)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。
 
9.合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字,合同是否有效?
 
有效,除非约定合同生效需签字并盖章。
 
《合同法》规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以企业名义从事民事活动时代表企业,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。
 
同理,虽然没有加盖公章,但如果在合同上签字的人得到了企业相应的授权,那么合同一样是有效的。
 
10.合同所盖印章并非合同专用章,而是采购专用章、项目部专用章等,合同是否有效?
 
除非有证据证明相反事实,否则一般认定为有效。
 
合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是该企业自身管理方面存在的漏洞,如该企业不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与企业无关或为他人私盖,即应认定企业承认合同的效力。
 
另一方面,《合同法》规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此如果对方已按合同履行主要义务而该企业接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。
 
11.企业章程可以约定印章的使用规则吗,违反章程使用印章签订的合同是否有效?
 
企业章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反章程,合同也有效。但是,违反章程使用公章损害企业利益的人需要对企业承担赔偿责任。
 
12.合同上加盖分公司的印章是否有效?
 
分公司虽然没有独立法人地位,但分公司也领取营业执照,能够成为民事诉讼的被告,因此在合同上加盖分公司的印章,一般也认定合同有效,相关的民事责任由总公司承担。
 
13.如何识别印章的真假?
 
(1)看字体。根据前述规定,印章必须要用宋体字,如果对方加盖的印章并非宋体字,应该就是假冒的印章了。
 
(2)看颜色。由于质材和力度的原因,真正加盖的公章的颜色往往不均匀,而电脑制作的印章则颜色一致,而且也更加鲜明。
 
(3)看形状,包括字的形状和周围圆圈的形状。首先,无论是圆形还是椭圆形的印章,虽然字都不是横平竖直的,但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形,不可能扭曲。其次,其次是看印章周围圆圈的形状,这个圆圈是有一定宽度的,并且仔细看边缘(包括印章上字的边缘),不可能非常平滑,经常有一些小缺口、小棱角或者小空白,这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨的密度和盖印的力度不一致造成的。
 
(4)看角度。虽然绝大多数人盖章的时候都希望把章盖的很正,但是总会出现一点点偏差,特别是圆形的印章更不好把握。但是电脑制作印章时默认情况下肯定100%是正的。
 
(5)看位置。看看公章是盖在协议的空白处,还是盖在文字上。一般而言,真印章都盖在企业名称上,而制作粗劣的假印章都喜欢盖在空白处,因为假印章是电脑做的,如果盖在文字上就会挡住后面的文字。
 
14.企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些?
 
(1)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。
 
(2)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。
 
(3)个别企业没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
 
(4)个别企业没有统一的印章使用台账,或者虽有统一的用印台账,但未登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。
 
(5)个别企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的法律风险。
 
(6)个别企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用企业印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。
 
(7)个别企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。
 
(8)个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。
 
15.企业印章的保管方面需要采取什么样的措施?
 
首先是建立日常保管制度:
 
(1)企业印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管;
 
(2)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确;
 
(3)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。
 
其次是明确保管人责任:
 
(1)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失,如遗失,必须及时向企业报告;
 
(2)必须严格依照企业对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;
 
(3)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;
 
(4)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;
 
(5)在印章使用中违反规定,给企业造成损失的,由企业对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
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16.企业印章的使用管理方面需要采取什么措施?
 
(1)企业要建立岗位法律风险防控体系,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。
 
(2)企业要制定印章管理规定,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。
 
(3)企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。
 
(4)印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地报纸上刊登遗失声明。
 
(5)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。
 
(6)企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。
 
(7)企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录。
 
(8)企业在遇到仿冒印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法务部,由法务部或聘请的法律顾问按法律规定解决。

(9)利用信息化手段管理,列如使用董助智能印章、电子印章、印控机等。