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怎样管理印章才能既安全又有效率呢?

发布时间:2020-10-15 16:46
发布者:董助智能印章
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印章具有一定的独立性,对企业管理人员来说,印章一旦管理不当,就会导致人情章、萝卜章、伪造、盗用等情形,给企业带来了潜在的经营风险,但是规范印章使用要从印章刻制到注销整个生命周期进行监管,很多企业也设立了自有的印章监管机制,不仅管理成本很高,用印的效率也非常低下,不利于企业快速开展相关业务,那么怎样管理印章才能既安全又有效率呢?
智能印章
 
印章管理风险防范
 
1、建立健全印章管理制度,将印章管理落到实处
 
2、明确印章使用的范围与权限
 
3、提高印章使用的风险与责任意识
 
4、部署智能印章管理系统
 
企业除了建立完善的印章管理机制,还需要借助信息化管理手段,董助智能印章管理系统以APP+云服务为核心,结合智能硬件实现印章使用环节中人章分离、远程授权、数据溯源等功能,让企业远离印章使用风险。

智能印章

智能印章
 
董助智能印章的功能及作用:
 
1.全自动盖章规范印章使用
 
用印人通过手机APP提交用印申请,必须经由授权人(审核人)确认需要盖印的文件内容并授权同意后,印章使用人才能开启董助智能印章,实现全自动盖章,非手工按压,盖章瞬间人章分离,大大降低了人为操作风险;有效避免盖印的随意性,也避免了人情盖印、私自盖印等行为。
 
2.防止企业印章被克隆
 
董助智能印章盖印的同时,授权人、印章使用人、盖印时间(精确到秒)、盖印地点、盖印的文件内容、盖印文件数量都会形成数据上传至云平台,管理人员可通过APP以及云管理平台实时查询使用情况,一定是申请的人,用申请的章,盖申请的内容,保证了用印的唯一性,让假章将无处遁形。
 
3.远程监控盖印过程
 
每个单位,都有外出签订合约或者负责人外出时授权盖印的问题。董助智能印章必须在授权人审核盖印文件内容之后才授权盖印,远程监控盖印的全过程,使盖印处于可控状态。
 
4.数据归档永久保存
 
所有盖印的文件资料,在盖印时同步在云存储平台自动存档,且不可更改、永久保存,包括印章使用人、使用时间、使用位置及盖印文件等内容,管理人员随时可供调出查阅、溯源,避免了文件丢失、损坏等。